• De persoon die over de algemene toegangscodes beschikt heeft toegang tot alle gegevens. Het gaat hier meestal om de opleidingscoördinator van het bedrijf of zijn assistent, eventueel over meerdere personen. De codes worden aan de verantwoordelijke per telefoon of per fax doorgegeven, nooit per e-mail.
• De deelnemers hebben enkel toegang tot hun eigen evaluaties (en beschikken tevens over een lijst van gevolgde opleidingen in het verleden).
• De directe verantwoordelijken, indien ze werden betrokken (= optioneel), beschikken enkel over de evaluaties van hun eigen team.
• Management Information, als systeembeheerder, heeft toegang tot alle gegevens. Het spreekt vanzelf dat de gegevens als volstrikt vertrouwelijk worden beschouwd en enkel worden gebruikt voor de technische opvolging van het systeem. Een vertrouwelijkheidsengagement kan trouwens op aanvraag worden doorgestuurd.