TrainUp: questions fréquentes

Il s’agit d’un système internet sécurisé, qui ne nécessite aucune installation. Il vous suffit de disposer de codes d’accès personnalisés.

Le modèle sous-jacent est celui du professeur Donald L. Kirkpatrick sur les quatre niveaux d’évaluation:

Niveau 1: Evaluation de la réaction
Niveau 2: Evaluation de l’apprentissage
Niveau 3: Evaluation du comportement sur le lieu de travail
Niveau 4: Evaluation de l’impact sur l’organisation

TrainUp permet d’évaluer les formations au niveau 1, 2 et 3. Le niveau 4, l’impact sur l’organisation est trop dépendant de l’organisation même pour être géré de manière standardisée. Toutefois, une bonne information au niveau des changements sur le terrain permet de mieux cerner l’impact au niveau organisationnel.

• Dans le menu de gauche, cliquez sur ‘Gestion des évaluations’ et ‘Modifications’.
• Cliquez sur la formation à modifier.
• Cliquez en bas de l’écran sur ‘Ajouter participant(s)’.
• Ajoutez autant de participants que nécessaire, adaptez éventuellement le prix de la formation et cliquez sur ‘Envoi’. Les nouveaux participants recevront le prochain e-mail prévu dans le cycle d’évaluation: si la formation n’a pas encore débuté, ils recevront l’e-mail des attentes, si elle a débuté, uniquement l’e-mail 2 et/ou 3.

Remarque : Vous pouvez accéder au même écran de modifications en cliquant dans le tableau ‘Par formation’ sur la formation à adapter, puis sur ‘Modifier les données générales […] GO.

TrainUp est beaucoup utilisé pour présenter des rapports sur par exemple les actions de formation entreprises, le degré de satisfaction moyen, etc. Jusqu’ici, cela se faisait toujours en exportant le résultat d’une sélection en MS Excel. L’avantage d’Excel est que vous pouvez librement traiter toutes les données, y appliquer les formules que vous désirez, etc.

Toutefois, plusieurs entreprises nous ont demandé de pouvoir disposer de rapports ‘tout faits’. Nous avons donc prévu un certain nombre de rapports que l’on peut obtenir d’un simple clic, et imprimer ou sauvegarder au format PDF.

Vous pouvez par exemple sélectionner le rapport de toutes les attentes des participants, pour le transmettre au formateur.

Pour obtenir un rapport, procédez de la manière suivante:

• Pour un rapport sur plusieurs formations, passez par le tableau ‘Par formation’, effectuez la sélection dont vous voulez obtenir un rapport et en bas de l’écran, choisissez sous ‘Sélectionnez votre rapport’, le rapport voulu.
• Pour un rapport concernant une seule formation, cliquez dans le tableau ‘Par formation’ sur la formation en question, puis à gauche, au-dessus du graphique synthétique, sur ‘Sélectionnez votre rapport’, et sur le rapport voulu.
• Chaque rapport peut être obtenu avec ou sans le nom des participants.
• Cliquez en haut à droite sur PDF pour obtenir ce format et pouvoir imprimer ou sauvegarder votre rapport.
• Le rapport ‘sur mesure’ vous permet, comme son nom l’indique, de faire votre propre sélection de champs à afficher.

Plus d’infos? Frédéric Ost, tél 02/414 25 00 ou frederic.ost@maninfo.be

Absolument, les participants peuvent à tout moment accéder à la liste de toutes les formations qu’ils ont suivies.

Lors de l’évaluation, trois e-mails sont envoyés aux participants : un premier avant la formation et deux après la formation. Chaque e-mail contient le lien qui donne accès au formulaire à compléter. Cet écran permet d’ouvrir:

• la formation en cours
• la liste de toutes leurs formations

Ceci leur permet de voir à tout moment toutes les formations qu’ils ont suivies.

• Dans le premier écran ou dans le menu de gauche, cliquez sur ‘Démarrer une évaluation’.
• Complétez au minimum le titre, le formateur et les dates. Seuls les champs avec un astérisque sont obligatoires.
• Dans la rubrique ‘participants’, cliquez sur les trois petits points (…) à droite du premier nom pour sélectionner un participant, ou encodez une nouvelle personne directement dans cet écran. Si vous encodez une nouvelle personne à ce niveau, attention aux erreurs dans les adresses e-mail! Choisissez la langue de la personne : elle recevra ses e-mails dans cette langue.
• Complétez le nombre de personnes à ajouter et procédez de même pour les autres participants.
• Ajoutez éventuellement des questions supplémentaires, les objectifs pédagogiques de la formation ou des directives en cliquant sur le bouton correspondant en bas de l’écran.
• Cliquez sur ‘Envoi’ : l’évaluation est démarrée et le premier e-mail sera envoyé à tous les participants dans les heures qui suivent. Les prochains e-mails seront envoyés automatiquement à la fin de la formation (évaluation à chaud) et quelques mois plus tard (évaluation à froid).

Lorsque vous démarrez une évaluation, sélectionnez le formateur à l’aide des trois petits points (…) après le champ ‘Formateur’. Le formateur recevra automatiquement un e-mail lui annonçant qu’une évaluation a été lancée, avec le lien correspondant. Grâce aux codes qu’il reçoit la première fois qu’il est impliqué dans une évaluation TrainUp, il a accès à toutes ses évaluations par internet (et uniquement les siennes).

Dans le menu de gauche, cliquez sur ‘Gestion des évaluations’ et ‘Modifications’. Cliquez sur la formation dont il faut adapter les participants. A côté du nom du participant, cliquez sur ‘Supprimer’ et confirmez votre choix.

Remarque: s’il n’y a qu’un participant à la formation, le bouton ‘Supprimer’ se trouve au niveau de la formation, et c’est toute la formation qui sera effacée. Le participant ne recevra plus aucun e-mail.

TrainUp est beaucoup utilisé pour présenter des rapports sur par exemple les actions de formation entreprises, le degré de satisfaction moyen, etc. Jusqu’ici, cela se faisait toujours en exportant le résultat d’une sélection en MS Excel. L’avantage d’Excel est que vous pouvez librement traiter toutes les données, y appliquer les formules que vous désirez, etc.

Toutefois, plusieurs entreprises nous ont demandé de pouvoir disposer de rapports ‘tout faits’. Nous avons donc prévu un certain nombre de rapports que l’on peut obtenir d’un simple clic, et imprimer ou sauvegarder au format PDF.

Vous pouvez par exemple sélectionner le rapport de toutes les attentes des participants, pour le transmettre au formateur.

Pour obtenir un rapport, procédez de la manière suivante:

• Pour un rapport sur plusieurs formations, passez par le tableau ‘Par formation’, effectuez la sélection dont vous voulez obtenir un rapport et en bas de l’écran, choisissez sous ‘Sélectionnez votre rapport’, le rapport voulu.
• Pour un rapport concernant une seule formation, cliquez dans le tableau ‘Par formation’ sur la formation en question, puis à gauche, au-dessus du graphique synthétique, sur ‘Sélectionnez votre rapport’, et sur le rapport voulu.
• Chaque rapport peut être obtenu avec ou sans le nom des participants.
• Cliquez en haut à droite sur PDF pour obtenir ce format et pouvoir imprimer ou sauvegarder votre rapport.
• Le rapport ‘sur mesure’ vous permet, comme son nom l’indique, de faire votre propre sélection de champs à afficher.

Plus d’infos? Frédéric Ost, tél 02/414 25 00 ou frederic.ost@maninfo.be

• La personne qui dispose des codes d’accès général a accès à la totalité des données. Il s’agit en général du coordonnateur des formations de l’organisme. Ces codes sont transmis au responsable par téléphone ou par fax, jamais par e-mail.
• Les participants ont accès à leurs propres évaluations uniquement.
• Les formateurs ont accès à leurs évaluations uniquement.
• Management Information, en tant qu’hébergeur du système, a accès à toutes les données. Il va de soi que ces données sont considérées comme confidentielles et ne sont utilisées par Management Information que pour le suivi technique du système. Un engagement de confidentialité peut d’ailleurs être envoyé sur simple demande.