TrainUp: Vaak Gestede Vragen

Het online evalueren heeft een aantal voordelen, o.a.:

• geen bijkomend werk om de gegevens over te schrijven in een systeem (Excel, Access, e.d.)
• automatische verwerking van de gegevens: berekening van gemiddeldes, alarmsignaal indien slechte resultaten, vergelijking over verschillende jaren,…
• de 1e e-mail VOOR de opleiding centraliseert de verwachtingen van de deelnemers en kan aan de opleider worden meegegeven
• de 2e e-mail NA de opleiding wordt de dag na de opleiding verstuurd: de deelnemer vult het rustig in, en niet snel op het einde van de dag met de opleider naast hem…
• de 3e e-mail, ENIGE TIJD NADIEN, geeft informatie over de toepassing op de werkplek
• alle e-mails worden automatisch verstuurd, inclusief eventuele herinneringen
• de lijnmanagers kunnen worden betrokken : ze krijgen dan ook een link naar de evaluaties van hun team.

Het gaat om een beveiligd internetsysteem, waardoor geen installatie nodig is. Het volstaat te beschikken over de gepersonaliseerde toegangscodes en een internetverbinding om ermee te werken.

Het onderliggend model is dat van professor Donald L. Kirkpatrick over de vier evaluatieniveaus:

Niveau 1: Evaluatie van de reactie
Niveau 2: Evaluatie van het leren
Niveau 3: Evaluatie van het gedrag op de werkplek
Niveau 4: Evaluatie van het resultaat op organisatieniveau

Met TrainUp kunnen de opleidingen geëvalueerd worden op niveau 1, 2 en 3. Niveau 4, het resultaat op organisatieniveau, is te sterk afhankelijk van de organisatie zelf om standaard te kunnen uitvoeren. Toch geeft een goede informatie op het niveau van de veranderingen op de werkplek een goede voorbereiding voor het meten van het resultaat op organisatieniveau.

Klik op ‘Start een evaluatie’ in het beginscherm of in het menu links. Vul tenminste de titel, de organisator en de data in, en vul indien gewenst ook aan met het opleidingstype, de duur en de prijs. Enkel de velden met een sterretje zijn verplicht.

Selecteer de deelnemers uit de database of importeer de deelnemers via een Excel template.

Vul eventueel aan met leerdoeslstellingen, bijkomende vragen of richtlijnen door op de overeenkomstige knop te drukken onderaan het scherm. Klik op ‘Verzenden’: de evaluatie wordt opgestart en de eerste e-mail zal binnen de komende uren naar alle deelnemers gestuurd worden. De volgende e-mails worden automatisch verzonden aan het einde van de opleiding en enige tijd nadien volgens de configuratie voor stap 3.

• Klik op ‘Beheer evaluaties’ en ‘Wijzigingen’ in het menu links.
• Klik op de opleiding die gewijzigd moet worden.
• Klik vervolgens onderaan het scherm op ‘Voeg deelnemer(s) toe’.
• Voeg zoveel deelnemers toe als nodig, pas eventueel de prijs van de opleiding aan en klik op ‘Verzenden’. De nieuwe deelnemers zullen de volgende e-mail krijgen die voorzien is in de evaluatiecyclus: indien de opleiding nog niet is gestart zullen ze hun verwachtingen nog kunnen invullen, indien ze reeds gestart is krijgen ze enkel e-mail 2 en/of 3.

Opmerking: U heeft ook toegang tot het scherm ‘Wijzigen’ door in de tabel ‘Per opleiding’ op de betrokken opleiding te klikken en dan te klikken op het grijze veld ‘De gegeven van deze opleiding wijzigen […] GO.

Het is op elk moment mogelijk om een deelnemer te wissen of als afwezig aan te duiden.

• Klik in het menu links op ‘Beheer evaluaties’ en vervolgens op ‘Wijzigingen’.
• Klik op de opleiding waarvan de deelnemers aangepast moeten worden.
• Klik naast de naam van de deelnemer op ‘Wissen’ en bevestig uw keuze. Opmerking: indien er maar één deelnemer is aan de opleiding, bevindt de knop ‘Wissen’ zich op niveau van de opleiding en zal de hele opleiding gewist worden.
• De deelnemer zal geen e-mail meer ontvangen.

Indien u de deelnemer wenst te behouden in de lijst kunt u op ‘afwezig’ klikken. De deelnemer blijft dan in de lijst van deelnemers van de evaluatie, maar zal geen e-mails meer ontvangen.

TrainUp wordt veel gebruikt om rapporten te maken over bijvoorbeeld alle georganiseerde trainingen, de gemiddelde tevredenheid, e.d. Tot hiertoe gebeurde dit door de gegevens te exporteren in MS Excel. Het voordeel hiervan is dat u in Excel vrij de gegevens kan bewerken, formules toepasen, enz.

Toch kregen we de vraag van onze klanten om over een aantal standaardrapporten te kunnen beschikken. We hebben dus een aantal rapporten opgemaakt, die u met een simpele klik kan bekomen, en in PDF kan bewaren of afdrukken. Zo kan u bijvoorbeeld het rapport openen van alle verwachtingen van de deelnemers aan een opleiding, om ze aan de trainer door te geven.

Om een rapport te bekomen, handel als volgt:

• Voor een rapport over verschillende opleidingen, maak de gewenste selectie in de tabel ‘Per opleiding’ , klik onderaan het scherm op ‘Kies uw rapport’ en klik op uw keuze.
• Voor een rapport over één opleiding, klik in de tabel ‘Per opleiding’ op de gewenste opleiding, en dan links, boven het grafiek op ‘Kies uw rapport’ en klik op uw keuze.
• Elk rapport kan met en zonder de naam van de deelnemers worden opgemaakt.
• Klik bovenaan rechts op PDF om dit formaat te bekomen en uw rapport te kunnen opslaan of af te drukken.
• Het rapport ‘op maat’ laat u toe om uw eigen selectie te maken van de velden die u wenst op te nemen.

Meer info? Frédéric Ost, tel 02/414 25 00 of frederic.ost@maninfo.be

In plaats van elke deelnemer apart in te voeren, eventueel met zijn persoonlijke categorieën, kunt u alle informatie die nodig is voor TrainUp inladen via de importfunctie in de menu onder Deelnemers.

Dit gebeurt in een Excel formaat dat u kunt downloaden op de importpagina in TrainUp. Zo kunt u alle gegevens laden in uw TrainUp.

Het kan nuttig zijn om in uw tabellen voor elke deelnemer informatie te hebben over tot welke sociale categorie hij behoort, of aan welk departement of kostencentrum hij verbonden is, enz.
U kunt tot 5 categorieën aanmaken, in functie van uw eigen behoeften. Per categorie bepaalt u de overeenkomstige waardenlijst.
Bijvoorbeeld om een ‘Sociale categorie’ aan te maken waarbij u voor elke deelnemer kunt aanduiden of het gaat om een manager, een kaderlid, een bediende of een arbeider, gaat u als volgt te werk:

• Klik in het menu links op ‘Deelnemers’ en vervolgens op ‘Opties/categorieën’.
• Onder ‘Categorieën’ klik op ‘Een categorie toevoegen’
• Vul de titel van de nieuwe categorie in, in dit geval: ‘SocialeCat.’ (een korte titel geeft ook smallere kolommen in de tabellen).
• Vul in het eerste veld de waarde ‘manager’ in, in het tweede veld ‘kader’, klik vervolgens op ‘Voeg een waarde toe’ om de waarde ‘bediende’ in te vullen enzovoort.
• Klik op ‘Opnemen’ en sluit het dialoogvenster.
• Vanaf nu kunt u één van de waarden die u aangemaakt heeft, toekennen aan elke medewerker die in de deelnemerslijst vermeld is of die u eraan toevoegt.

Deze gegevens kunnen vervolgens ook ingeladen worden via de importfunctie.

Sommige gegevens over de deelnemers die nuttig zijn voor de rapporten kunnen niet samengevat worden in een aantal waarden. Bijvoorbeeld: geboortedatum, stamnummer, sociale zekerheidsnummer,…
Om een persoonlijk veld toe te voegen, bijvoorbeeld het stamnummer, gaat u als volgt te werk:

• Klik in het menu links op ‘Deelnemers’ en vervolgens op ‘Opties/Categorieën’.
• Onder ‘Specifieke gegevens’, klik op ‘Een persoonlijk veld toevoegen’
• Vul de titel van het veld in, in dit geval: ‘Stamnr’ (een korte titel geeft ook smallere kolommen in de tabellen).
• Kies uw formaat, in dit geval: ‘Nummer’.
• Klik op ‘Opnemen’ en sluit het dialoogvenster.
• Vanaf nu kunt u een stamnummer invoeren voor elke medewerker die in de deelnemerslijst vermeld is of die u eraan toevoegt.

Deze gegevens kunnen vervolgens ook ingeladen worden via de importfunctie.

• De persoon die over de algemene toegangscodes beschikt heeft toegang tot alle gegevens. Het gaat hier meestal om de opleidingscoördinator van het bedrijf of zijn assistent, eventueel over meerdere personen. De codes worden aan de verantwoordelijke per telefoon of per fax doorgegeven, nooit per e-mail.
• De deelnemers hebben enkel toegang tot hun eigen evaluaties (en beschikken tevens over een lijst van gevolgde opleidingen in het verleden).
• De directe verantwoordelijken, indien ze werden betrokken (= optioneel), beschikken enkel over de evaluaties van hun eigen team.
• Management Information, als systeembeheerder, heeft toegang tot alle gegevens. Het spreekt vanzelf dat de gegevens als volstrikt vertrouwelijk worden beschouwd en enkel worden gebruikt voor de technische opvolging van het systeem. Een vertrouwelijkheidsengagement kan trouwens op aanvraag worden doorgestuurd.

Absoluut, deelnemers kunnen op elk moment de lijst bekijken van al hun gevolgde opleidingen.

Tijdens het evaluatieproces krijgen de deelnemers in totaal drie e-mails : een eerste vóór de opleiding en twee nadien. In elke e-mail is de link opgenomen waarmee ze rechtstreeks in hun persoonlijk invulscherm komen. Dit scherm biedt hen de mogelijkheid om door te klikken naar:

• enkel de lopende opleiding
• alle gevolgde opleidingen

Hiermee krijgen ze het overzicht van alle opleidingen die ze gevolgd hebben.

De directe verantwoordelijke kan formeel worden betrokken bij het evaluatieproces, via Deelnemers / Opties en categorieën / ‘betrek directe verantwoordelijke bij het evaluatieproces’. In dat geval moet deze lijnverantwoordelijke ook gekend zijn door het systeem, met naam en e-mailadres, en verbonden aan de deelnemer.

Tijdens de evaluatie zullen de e-mails niet alleen naar de deelnemer maar ook naar zijn lijnverantwoordelijke gestuurd worden. Zo kan deze ook aanduiden wat hij verwacht van de opleiding, ziet hij welke acties de deelnemer wil ondernemen na de opleiding, en kan hij ook zijn mening geven over de concrete veranderingen op de werkplek.

De directe verantwoordelijke krijgt ook een paswoord waarmee hij de evaluaties kan lezen van de deelnemers waarvan hij de verantwoordelijke is. Zo kan hij reageren als hij het nodig acht. En kan hij bijvoorbeeld vóór een functioneringsgesprek alle opleidingen bekijken die de medewerker heeft gevolgd.

• Klik op ‘Start een evaluatie’ in het beginscherm of in het menu links.
• Vul tenminste de titel, de opleider en de data in. Enkel de velden met een sterretje zijn verplicht.
• Klik in de rubriek ‘deelnemers’ op de drie puntjes (…) rechts van de eerste naam om een deelnemer te selecteren, of voer een nieuwe persoon in rechtstreeks in dit scherm. Indien u op dit niveau een nieuwe persoon toevoegt, let goed op dat de e-mailadressen geen fouten bevatten! Kies de taal van de persoon: hij zal de e-mails in deze taal ontvangen.
• Vul het aantal personen in dat u wenst toe te voegen en ga op dezelfde manier te werk voor de andere deelnemers.
• Vul eventueel aan met bijkomende vragen, pedagogische doelstellingen of richtlijnen door op de overeenkomstige knop te drukken onderaan het scherm.
• Klik op ‘Verzenden’: de evaluatie wordt opgestart en de eerste e-mail zal binnen de komende uren naar alle deelnemers gestuurd worden. De volgende e-mails worden automatisch verzonden aan het einde van de opleiding en enkele maanden later.

Wanneer u een evaluatie start, kiest u de opleider aan de hand van de drie puntjes (…) achter het veld ‘Opleider’. Wanneer u klikt op ‘Verzenden’ krijgt de opleider automatisch een e-mail met de vermelding dat een evaluatie werd gestart, en de link. Dankzij de codes die hij de eerste keer ontving heeft hij via internet toegang tot al zijn evaluaties (en enkel de zijne).

Klik in het menu links op ‘Beheer evaluaties’ en vervolgens op ‘Wijzigingen’. Klik op de opleiding waarvan de deelnemers aangepast moeten worden. Klik naast de naam van de deelnemer op ‘Wissen’ en bevestig uw keuze.

Opmerking: indien er maar één deelnemer is aan de opleiding, bevindt de knop ‘Wissen’ zich op niveau van de opleiding en zal de hele opleiding gewist worden.

De deelnemer zal geen e-mail meer ontvangen.

TrainUp wordt veel gebruikt om rapporten te maken over bijvoorbeeld alle georganiseerde trainingen, de gemiddelde tevredenheid, e.d. Tot hiertoe gebeurde dit door de gegevens te exporteren in MS Excel. Het voordeel hiervan is dat u in Excel vrij de gegevens kan bewerken, formules toepasen, enz.

Toch kregen we de vraag van onze klanten om over een aantal standaardrapporten te kunnen beschikken. We hebben dus een aantal rapporten opgemaakt, die u met een simpele klik kan bekomen, en in PDF kan bewaren of afdrukken. Zo kan u bijvoorbeeld het rapport openen van alle verwachtingen van de deelnemers aan een opleiding, om ze aan de trainer door te geven.

Om een rapport te bekomen, handel als volgt:

• Voor een rapport over verschillende opleidingen, maak de gewenste selectie in de tabel ‘Per opleiding’ , klik onderaan het scherm op ‘Kies uw rapport’ en klik op uw keuze.
• Voor een rapport over één opleiding, klik in de tabel ‘Per opleiding’ op de gewenste opleiding, en dan links, boven het grafiek op ‘Kies uw rapport’ en klik op uw keuze.
• Elk rapport kan met en zonder de naam van de deelnemers worden opgemaakt.
• Klik bovenaan rechts op PDF om dit formaat te bekomen en uw rapport te kunnen opslaan of af te drukken.
• Het rapport ‘op maat’ laat u toe om uw eigen selectie te maken van de velden die u wenst op te nemen.

Meer info? Frédéric Ost, tel 02/414 25 00 of frederic.ost@maninfo.be

• De persoon die over de algemene toegangscodes beschikt heeft toegang to talle gegevens. Het gaat hier meestal om de coordinator van de opleidingsorganisatie. De codes worden aan de verantwoordelijke per telefoon of per fax doorgegeven, nooit per e-mail.
• De deelnemers hebben enkel toegang tot hun eigen evaluaties.
• De opleiders hebben enkel toegang tot de evaluaties van hun eigen opleidingen.
• Management Information, als systeembeheerder, heeft toegang tot alle gegevens. Het spreekt vanzelf dat de gegevens als volstrikt vertrouwelijk worden beschouwd en enkel worden gebruikt voor de technische opvolging van het systeem. Een vertrouwelijkheidsengagement kan trouwens op aanvraag worden doorgestuurd.